業務の「見える化」研修～マニュアル作成を通じて～を開催しました

2018年7月18日、大学職員の方を対象に
QuonAcademyセミナー「業務の「見える化」研修～マニュアル作成を通じて～」を開催いたしました。

属人化した業務ノウハウを見える化し、より効率的に業務が遂行できるようにするため、その「見える化」の手段としてマニュアル作成のポイントを学んでいただきました。

まずは年末までの仕事の棚卸しを行いました。
2018年12月までに行う仕事と、その仕事にかかると予測される時間を付箋に書き出します。
付箋を「時間管理のマトリックス」に当てはめ、どの領域の時間を増やすべきかを視覚的に認識しました。
また、マニュアルの発祥について紹介し、アメリカで使われているパーキング散水の作業要領を実際に見ていただきました。
そこから考えられる「よいマニュアルの条件」とは、
手順が明白であること、わかりやすい文章であることに加え、
「誰が読んでも同じアウトプットになる」ことが、ポイントになりそうでした。
そのために、専門用語は避ける（あるいは解説を加える）こと、曖昧な表現は避けることなどを改めて確認いたしました。
マニュアルの役割は、業務の見える化であり、個人が持つ「暗黙知」を、職場全体として共有するための「形式知」に変換することについても講師から丁寧な説明がありました。

後半は、個人の業務マニュアルを作成していただきましたが、限られた時間の中で、前半の学びを活かしたマニュアルを作成されている方が多くいらっしゃいました。
ペアになり、第一印象（読む気になるかどうか）、よかった点、よりよいマニュアルにするためのコメント等、熱心にフィードバックし合い、盛り上がっていました。

「マニュアルを作る」というと、初めから完璧なものを作ろうと思いがちですが、1人の人が作ったマニュアルは「たたき台」にすぎません。
他の人がマニュアルを使用した意見や改善点を共有して初めて価値が出ます。
マニュアルを適宜更新して、改善していくことを前提とし、まずは悩まずに仮案を作るとよいというアドバイスがありました。

マニュアルに限らず、第一歩を踏み出して何かを作ることは大変ですが、
あまり気負うことなく、まずは作成してみようという意見が多く出ていました。

参加された皆様、お疲れさまでした！

【受講者の声】
・限られた時間の中でマニュアル作成について体系的に学ぶことができて、非常に良かったです。
・自分の実践の積み重ねによって、職場の他の人が業務改善に関心を持ち、同じ方向を見て
効率よく仕事に取り組める空気がうまれるようにがんばりたいです。
・マニュアルを作成することに躊躇して、なかなか手を付けられていなかったのですが、
思ったより難しく考えなくても始められそうです。