早稲田大学様 「ビジネス文書・議事録作成」研修を実施いたしました
2024年5月1日（水）、早稲田大学様で、2024年の新入社員の方を対象にビジネス文書・議事録作成セッション（原田由美子講師：株式会社デュアルイノベーション 講師、キャリアコンサルタント）を開催しました。
【今回のお客様】
早稲田大学の4月採用の専任職員対象研修の１つとして、ご採用いただきました。
新卒採用者は終日、既卒採用者は午後の部から、参加いただきました。
【サービス紹介】
ビジネス文書・議事録作成
最初に、ビジネス文書の目的、大学におけるビジネス文書の重要性、作成上のポイントや作成の流れについて学びます。
また、プロジェクトや打合せにおけるビジネス文書の重要性についても学んでいきます。
その後、議事録作成のポイントを学んだのち、実際のケースをみて議事録作成研修を行います。
個人ワーク、グループワークを通して、実践的に取り組んでいただくことによって、学びと気づきを深めます。
【なぜビジネス文書について学ぶ必要があるのか】
従来業務に加え、大学の新たな課題に対応し新規業務を推進していく場面が増えています。こうした前例のないチャレンジを確実に前進させていくためには、チームメンバーから出されたアイデアや意見、合意事項、次へのタスクをわかりやすく文書や議事録として整理し共有することが非常に大切になってきます。
とりわけ丁寧な合意形成を大切にする大学行政においては、文書や議事録の質が、チームワークを高め、業務を効率的、効果的に進めていくカギとなるからです。
【本研修の特長】
本研修では、目的や読み手に留意しTPOに応じて文書や議事録をわかりやすく作成するためのポイントや構成要素を理解します。さらに、大学における業務をイメージしやすいケース教材を活用しながら、会議参加者の発言のポイントを押さえた議事録を書くためのトレーニングを行い、職場に戻っても活用可能なスキルを身につけます。なお、本研修は新卒だけではなく、既卒の方のご参加も可能です。他業界から大学に転職されてきた既卒の方に、本研修を通して大学のコミュニケーション文化を理解していただく一助となればと思います。
【ビジネス文書は、実際に書いてみることで力がつく】
本研修後、実務に入られたのち、フォローアップ研修を実施いたします。
文書作成の基本が押さえられているか、発信すべき相手を想定し、相手に合わせた表現を使っているか、相手が対応すべきことが明確か、などビジネス文書・議事録作成セッションで学んでいただいたことを踏まえ、ケーススタディに取り組んでいただき、講師が添削指導いたします。
早稲田大学様では、「書くコミュニケーション」を大切に考えておられるため、フォローアップ研修まで実施なさっています。
【受講者からの声】
● 封筒の宛名の書き方やメールの書き方、そして議事録の書き方まで、実際の仕事で書くことになるさ まざまなビジネス文書について、基本的なルールを学ぶことが
できました。どのような形式であろうと、「読み手に伝わらなければ伝えていないのと同じ」と思って、必要な情報を取捨選択すること、場面に応じた表現方法を使
うことを意識したいと思います。
● ビジネス文書の目的が、情報の受発信を正確・確実・迅速・円滑・誠実にすすめることにあるという点を改めて学ぶことができました。相手の立場に立った文章や
言葉、言い回し、文章の構成等を意識することが重要であると感じました。
● 文書を受け取る相手を意識することはもちろん必要であるが、それ以上に自分がどのような特徴を持っていて、どのような行動を取りがちなのかを把握できたので、
今後の業務に活かしていきたいと思いました。また。メールに限らず、受け取り方は相手によって異なることを意識して、文書を作成していきたいと思います。
● 既卒のため、前職で文書作成はしていたが、漏れていた基礎や知識を認識することができた。
● グループワークで既卒の方々から学ばせていただくことばかりでした。周囲の方々の作業の手早さをみて、もっと迅速に仕事ができなければいけないと
痛感しました。
● グループワークは手を動かすものが多く、やってみて失敗して学ぶことができ、講義で学んだことが定着しました。
● 早稲田大学特有の表現やルールについても教えていただいたので、すぐにでも業務に活かせそうです。
【次のようなお困りがある大学・企業におすすめ】
✓新入職員や若手職員に、ビジネス文書の基礎力をつけてもらいたい
✓一から組織内で指導するのは、難しいため、外部の先生の力を借りたい
✓既卒職員について、大学行政のベースとなる文書作成について学ぶ機会を作りたい
メールや議事録など、書くコミュニケーション機会はとても多いかと思います。
また、書くことに悩みをもっている職員の方は多くいらっしゃるのではと推察いたします。
ぜひお気軽にお問合せくださいませ。
なお、個別大学向けのカスタマイズ研修を多数取り扱っております。
https://quonb.jp/university/customize
あわせてご覧いただけますと幸いです。