「新たな課題にチャレンジするための業務効率化セッション」を開催しました

2017年10月26日（木）、大学職員の方々を対象に、QuonAcademyセミナー「新たな課題にチャレンジするための業務効率化セッション」を開催しました。

大学に対する社会からの期待はますます高まっており、大学職員の業務もボリュームが増えるとともに、その内容も複雑化・高度化しつつあります。しかしながら、実際の現場では目の前の業務に追われてしまい、このように新たに求められる業務にまで手が回らないといった悩みが多く聞かれます。そのため今回、業務をどのように効率化していくかというエッセンスを学んでいただくセミナーを開講いたしました。

セミナーではまず、なぜ業務の効率を向上させる必要があるのかを共有しました。参加者の皆さまと応答を交えながら、業務の効率化は生産性の向上と密接に関わっており、限られた人員と時間の中で、高付加価値の業務を推進するために重要であることを確認しました。

続いて、業務を効率化するために削減すべき「ムダ」の特徴を「動作のムダ」「ミスのムダ」などに種別しながら、参加者の皆さまが普段の業務でムダだと感じていることを発表していただきました。これらのムダのうち今回のセミナーでは、削減のための労力は大きいが、期待される効果も大きい部分の業務効率化で活用できるプロセスを学んでいただくことを説明しました。

次に、業務効率化のためのPDCAサイクルを解説しました。具体例をあげながら、解決策が経験則になっていないか、定量的なデータを意識しているかなどの注意すべきポイントを確認しました。また、固定観念から脱するために、「4階から卵を落としても割れなかったのはなぜか」という問いをグループで話し合っていただくと、盛り上がりながら「木製の卵だった」「誰かが途中でキャッチした」など思い思いの意見が出され、一つの事象を複数の視点から捉え直す感覚を体感することができたようです。

今回、参加者の皆さまには事前に「あなたの業務の内容を洗い出してください」という課題が出されていました。
この事前課題を基に、業務効率化のPDCAサイクルのPlanにあたる解決策を打ち出すまでのプロセスを体験していただきました。ここまでの解説を踏まえ、各々が事前課題で洗い出した業務の中から一つを選び、ムダの状況、原因の把握を行い、導きだした解決策をグループ内で共有していただきました。

そして、セミナーの最後で、実際に職場で実践する際の留意点として「大きな効果が出るには時間がかかる。まずは小さく始めてPDCAサイクルを回すことが大切である」と講師が伝えると、参加者の皆さまは頷きながら耳を傾けていました。

限られた時間の中ではありましたが、業務効率化を進めるプロセスを概観し、その一部をワークを通して体験していただきました。参加された皆さまには、今回のセミナーで得たスキルとワークで導いた効率化に向けての方策を持ち帰り、職場で共有していただけたのではないかと思います。

ご参加いただきました皆さま、お疲れ様でした！