学校法人松山大学様管理職研修「業務効率化実行のための風土醸成ワークショップ」を実施いたしました

学校法人松山大学様の管理職研修として、以下の内容で研修をご提供いたしました。

業務効率化実行のための風土醸成ワークショップ
―「受け身のマインド」を「実践者のマインド」に変える―

１．本事例の概要

本事例は、学校法人松山大学様 管理職向け研修として実施された事例です。
業務の効率化おいて、ただ「やり方」を変えるだけでなく、業務効率化に取り組む「マインド」に着目し、職場の意識や風土の変革を目指しました。

【研修内容】
業務の削減や効率化をすすめる上で、「指示された受け身の業務改善運動」を「主体的に目標を見据えた業務改善活動」に変えていくため、業務効率化によって目指す「ありたい姿」を明確にし、「現在の業務を効率化してどんなことに時間を使いたいか」を共有することで、全学で業務効率化を進めていくための土台となる職場風土の改善につなげることを目指した研修です。

【参加者】
理事長を含む全常務理事及び副学長、全管理職職員（部長、次長、課長、課長補佐）

【実施時期】
2017年7月

【研修の設計】
1日（7時間）の集合研修、43名での実施

２．研修導入の背景

　近年の少子化、私立大学の著増、グローバル化の進展等を背景に、私立大学を取り巻く環境は大きく変化しています。こうした変化に対応すべく、創立100周年を迎える松山大学様においても、積極的な大学改革の取り組みが行われていました。
一方で、改革の動きが積極的であればあるほど、大学職員の果たすべき業務量は増加し、また業務内容も高度化・多様化します。労働力のリソースは限られているため、まず、管理職自身が、業務削減（効率化）を通じて自部署の労働時間の適正化を図り、与えられたリソースの範囲内で、大学や組織にとって価値ある業務に優先して取り組み、成果を出すことが求められます。
しかし大学組織では、教育研究活動の崇高さ、合意形成を重んじる文化、意思決定プロセスの複雑さ、教員をはじめとした影響力をもつ多様なステークホルダーの存在など、大学特有の事情により、管理職の他責傾向（自分がやらなくても何とかなる）を生み出し、業務削減や効率化の推進を圧しとどめる悪しき風土を形成してしまうケースが散見されます。
　こうした課題認識を踏まえて、本研修では座学やワークショップによって、大学の舵取りを担う理事と管理職全員が、業務削減（効率化）の必要性に関する大学全体としての認識を揃えたうえで、業務削減のための具体的施策実行に対するコミットメント（約束）を共有することを通じて、業務削減施策が確実に意思決定され実行されるようになるための組織風土を目指し、研修を実施することとなりました。

３．プログラム

　研修は、理事長はじめとした全常務理事（意思決定権者）と管理職全員が一堂に会した状態で実施いたしました。同一あるいは近接部署４～６名でグループを組み、グループワークを中心に進行しました。

（AM）
１ イントロダクション
　　　　アイスブレイク、研修の目的・目標・手順の確認

２ なぜ業務効率化が必要か（座学）
　　　　サービス業や高等教育業界がおかれている状況から、業務効率化の必要性を明らかにする

３ どのようなムダが学内にあるか（個人ワーク+グループワーク、座学）
　　　　① 業務のムダを考える
　　　　② ムダの特徴を知る

４ ありたい姿（ビジョン）を描く（個人ワーク、グループ内発表、グループワーク）
　　　　① 自分自身、チーム、組織など、様々なレベルから自分が何を実現したいのかをありたい姿（ビジョン）
　　　　　　 として描く
　　　　② グループの業務領域においてありたい姿を描き、フレーズ化して共有する

５ ありたい姿を実現するために削減できる業務とは（個人ワーク、グループワーク）
　　　　① 時間外労働の圧縮、および戦略的な新規業務の推進を念頭に、各業務領域で削減すべき労働時間
　　　　　　 の目標をメンバーへ共有する※1
　　　　　（意思決定権者は議論の自由性を確保するため一旦退出する ）
　　　　② ありたい姿の実現との関連性、および削減すべき労働時間を念頭に、各業務領域で削減できる業務
　　　　　　 を考える

（PM）
６ 業務を削減するための具体策を提案する（グループワーク、グループ内発表）
　　　　① 業務削減のための目標とアクションプランを作成する
　　　　② 再び意思決定者が同席し、意思決定権者へプランを提案する

７ フィードバック（全体発表）
　　　　① 意思決定者より実行可否あるいは条件付き可の判断、またその根拠についてフィードバックを行う
　　　　② 他受講者や講師による質疑応答を受ける

８ 宣言文の作成
　　　　実行することが決定したものについて、宣言文を作成する
　　　（宣言文は事務室内や学生窓口等に目につきやすい場所へ掲示できるようにする）

9 クロージング

※1 「削減すべき労働時間」は、事前にA大学と当社で状況調査を行い、今回は時間外労働をなくすことを一つの目標として、部署ごとの現状にあわせた労働時間削減目標を設定しました。

４．参加者の声

・自部署での業務削減の検討にこの手法を活かしたい。
・業務のムダを改めて見つめ直すきっかけとなり有意義な研修でした。
・アクションプランの組み立て方がよく分かりました。