「ビジネス文書・議事録作成セッション」セミナーを実施しました

2017年7月24日（月）QuonAcademy「ビジネス文書・議事録作成セッション～チームを動かし成果を上げる～」セミナーを実施いたしました。

大学では多くの会議体がありますが、意外にも今回ご参加の皆様の多くは、
これまで議事録を書いたことがないよ、という方が多かったのですが、
普段皆様はどのくらい議事録を書く機会をお持ちでしょうか。

会議体の中で、フォーマットに沿った議事録を書くという機会はなくとも、
プロジェクトを遂行するうえで、あるいは部・課でのミーティングなど、
なにかしらの方法で話し合った内容を自分以外のメンバーに共有する機会は
あるのではないかと思います。
その時に重要なことは、話し合って出たアイディアや意見を正確に、過不足なく伝えること、
そして今後の業務を効率的に進めていくための、次のアクションまで共有する必要があります。

今回のセミナーでは、まずビジネス文書の作成の目的とポイントを抑えたうえで、
時間をかけて議事録作成のトレーニングを行いました。

議事録作成のトレーニングは、グループ演習で行いました。
参加されたみなさんが取ったメモを元に、会議のポイントは何だったのか、
どうような内容が記されていると、読み手がスムーズに理解できるのかを
意識していただきながら、議事録を作り上げていきます。

今回は、実際にパソコン（Word/Excel）を利用し、
議事録にまとめていただく作業をお願いいたしました。

グループ演習では、この会議は〇〇の目的で開催されていたわけだから、
このことは書いたほうがいいのではないか、
全部書いていると議事録が長すぎてわかりにくい、
そういえば、あんなこと言ってたけど書いた方がいいかな～、など
どのグループも制限時間をフルに使い、少しでも分かりやすい議事録にするために、
非常に活発にアイディアを出し合っていたのが非常に印象的でした。

今回も様々な大学の職員の皆様にご参加いただましたが、
どの大学でも議事録をはじめとして、「会議」に関するお悩みは尽きないようで、
休憩時間中も、うちの大学ではこうだ、うちはこうしているといった話で
盛り上がっていました。

QuonAcademyの良さの1つは、幸いにも北は北海道、南は九州と
様々な大学からのご参加をいただいており、休憩時間の雑談の中でも
大学間の交流を図ることができることにあります。
新しいネットワークやヒントを1つでも得ていただけると嬉しいですね。

ご参加いただきました皆様、お疲れ様でした！